Aviso de privacidad

MYDATASINC S.A.S. , en cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, actualiza y socializa a través de sus plataformas tecnológicas y página web, y demás medios de comunicación, el presente documento denominado AVISO DE PRIVACIDAD así como la política de tratamiento de la información, a todos sus clientes, a todos los receptores de información misional y comercial, al personal de trabajo, visitantes, consultantes, socios, contratistas, proveedores y en general de cualquier titular de información que exista o llegue a existir en nuestras bases de datos.

1. INFORMACIÓN GENERAL (Numeral 1 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

Por medio de documento privado de único accionista de fecha 24 de julio de 2020, inscrita el 24 de julio de 2020 bajo el número 54919, ante la Cámara de Comercio de Aguachica, se constituyó la sociedad comercial MYDATASINC S.A.S., identificada con el NIT 901.396.786-8, domiciliada en Aguachica, y quien hoy ostenta la calidad de responsable del tratamiento y se denomina MYDATASINC S.A.S.

El objeto de la sociedad comercial de acuerdo con sus estatutos consiste en el procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas.

Así mismo, tiene por objeto actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño, programación, pruebas), y otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos, bajo las mismas condiciones del párrafo anterior.

Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1074 de 2015, a continuación, se presentan los datos generales de MYDATASINC S.A.S.:

  1. RAZÓN SOCIAL: MYDATASINC S.A.S.
  2. CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]
  3. NÚMERO DE CONTACTO: 01 800 917 1977
  4. ÁREA DELEGADA PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: GERENCIA
  5. DOMICILIO: AGUACHICA CESAR
  6. DIRECCIÓN: CALLE 5 NO. 22 – 05 LOCAL 201 barrio las Américas Aguachica – Cesar
  7. HORARIO DE ATENCIÓN HABEAS DATA: Lunes a viernes 8.00 am – 12pm – 2.00 pm – 6.00 pm – Sábados 9am – 12pm Nota: Todas las solicitudes por razones de seguridad de la información, se tramitaran virtualmente en los canales previstos en los literales b y c del presente numeral.
  8. BASES DE DATOS: La empresa ha revisado, ordenado y considerado crear las siguientes bases de datos: 1. Clientes. 2. Mercadeo. 3. Talento humano. 4. Proveedores. 5. Accionistas.

2. TRATAMIENTO Y FINALIDADES PARA LAS CUALES SE UTILIZA LA INFORMACIÓN (Numeral 2 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

3.1. FINALIDAD ADMINISTRATIVA GENERAL

El tratamiento de los datos personales de todas las bases de datos por parte de MYDATASINC S.A.S. se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades administrativas generales:

  • Controlar el acceso a las instalaciones de sus oficinas cuando a ello haya lugar y demás espacios empleados para el desarrollo de las actividades comerciales y establecer eventuales medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas, bioseguridad, sistemas de control de acceso y en general el uso de cualquier dispositivo que permita garantizar la seguridad de los bienes y personas al interior de dichos espacios en caso de ser necesario. Estos datos podrán ser utilizados en procesos judiciales, administrativos, laborales, civiles y comerciales, control de calidad, prueba de atención de calidad, reporte a entidades públicas y en general en toda actuación donde su valoración sea conducente y procedente desde el punto de vista probatorio y las demás contenidas en esta política.
  • Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizados por los titulares, personas autorizadas por estos y entidades públicas que en virtud de la ley deban recibir los datos personales.
  • Transferir la información a los diversos miembros de su equipo de trabajo con el fin de desarrollar las operaciones administrativas pertinentes, tales como pagos a terceros, reporte a entidades públicas y privadas, ejecución de procedimientos comerciales, financieros, de talento humano, misionales y de evaluación de sus actividades.
  • Para efectuar los registros en los sistemas correspondientes y necesarios para adelantar las actividades de la empresa, tales como: 1. Sistemas contables. 2. Sistemas bancarios. 3. Sistemas administrativos. 4. Sistemas de atención al cliente implementados para garantizar una mejor gestión a los mismos.
  • Para cualquier trámite legal que deba iniciarse por parte de la sociedad o en la que sea parte.
  • Dar a conocer nuevas versiones de la política de tratamiento de la información y de solicitar la actualización de los datos personales de los cuales es responsable.
  • Enviar comunicaciones con el fin de dar a conocer información de interés relacionada con las actividades que desarrolla.
  • Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia.
  • Estudiar, analizar y utilizar la información suministrada por los titulares para evaluar la calidad del servicio y para garantizar el mejoramiento general del desarrollo de sus actividades comerciales.
  • Transferir, usar, comunicar, suprimir, compartir y actualizar la información a terceros que tengan, hayan tenido o esperen tener algún tipo de vinculación con MYDATASINC S.A.S. tales como: 1. Empleados que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores. 2. Contratistas que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores. 3. Proveedores que deban conocer los datos para el desarrollo de sus labores. 4. Aliados que eventualmente se vinculen con MYDATASINC S.A.S.
  • Toda la información podrá transferirse, usarse, comunicarse, suprimirse, compartirse, actualizarse y transmitirse a terceros que tengan algún tipo de convenio o unión bajo cualquier modalidad con MYDATASINC S.A.S.
  • MYDATASINC S.A.S. atendiendo a sus vínculos comerciales con sociedades extranjeras, podrá transmitir o transferir información correspondiente a los datos personales de los titulares con el fin de dar estricto cumplimiento al giro ordinario de sus negocios, siempre y cuando los países de destino brinden al menos el mismo nivel de protección de datos. En tales casos, adoptará o verificará las medidas del caso para que esas sociedades implementen o cuenten con estándares de seguridad y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en esta política.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas y a las específicas que se mencionaran más adelante en el presente documento que sean necesarias para desarrollar las actividades misionales de MYDATASINC S.A.S.

3.2. FINALIDAD DE GESTIÓN DE CLIENTES Y MERCADEO

El tratamiento de los datos personales por parte de MYDATASINC S.A.S. se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades específicas frente a clientes pasados, vigentes y futuros o posibles clientes de la empresa:

  • Para el ejercicio, conocimiento, validación, reporte y construcción de los negocios jurídicos que MYDATASINC S.A.S. celebra en desarrollo de sus actividades comerciales.
  • Para llevar a cabo un estudio de antecedentes del cliente o posible cliente, análisis personal, análisis de riesgos, veracidad de la información fáctica presentada, la verificación de su capacidad económica, sus antecedentes, el grado de cumplimiento de sus compromisos contractuales tanto positiva como negativamente, su comportamiento de pago, su riesgo financiero, vinculación a listas restrictivas, sus estadísticas contractuales y judiciales si las hubiera; la realización de estudios estadísticos y comportamentales que permitan entender mejor las necesidades de los clientes y usuarios y ofrecerles mejores productos o servicios.
  • MYDATASINC S.A.S. otorgará la información de sus clientes o posible clientes o que en razón de su ejercicio conozca, siempre que sea requerido por autoridad administrativa o judicial.
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con los clientes pasados, vigentes o futuros o posibles clientes, mediante el envío de información comercial relevante.
  • Para mejorar, promocionar y desarrollar los productos o servicios de MYDATASINC S.A.S.
  • Para evaluar la calidad de los productos o servicios de MYDATASINC S.A.S.
  • Los datos recolectados, almacenados, usados, transferidos, transmitidos o suprimidos por MYDATASINC S.A.S. a través de diferentes medios tales como formularios de página web, redes sociales, campañas publicitarias, medios físicos, sistemas de atención al cliente y demás herramientas de comunicación, serán utilizados para el desarrollo de actividades de investigación administrativa y comercial, envío de propuestas comerciales, envío de información del objeto social, actividades propias de los datos recolectados, almacenados, usados, transferidos, transmitidos o suprimidos por MYDATASINC S.A.S. análisis de estadística, estudio de mercado, conocimiento del perfil comercial y familiar del futuro cliente, campañas comerciales, el envío de cotizaciones formales, invitaciones a blog, ofertas, encuestas de atención al cliente y en general de cualquier tipo de campañas de mercadeo relacionadas con servicios de MYDATASINC S.A.S.
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos o servicios ofrecidos por MYDATASINC S.A.S.
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos o servicios que ofrece MYDATASINC S.A.S.
  • Para enviar información sobre MYDATASINC S.A.S. que se requiera socializar con el titular.
  • Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus clientes o posibles clientes y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo o comercial.
  • Consultar, en cualquier tiempo, en cualquier base de datos manejada por un operador de información, toda la información relevante para conocer el desempeño del cliente o posible cliente como deudor, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual, o para cualquier otra finalidad.
  • Para reportar en cualquier tiempo, a cualquier base de datos manejada por un operador de datos, sobre el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones como clientes, sus deberes de contenido patrimonial, sus datos de ubicación y contacto (número de teléfono fijo, número de teléfono celular, dirección de domicilio, correo electrónico y demás información suministrada o que llegue a suministrar) sus solicitudes de crédito, así como otros atinentes a sus relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que hayan sido entregados al responsable de la información.
  • Cualquier otra finalidad que se derive del desarrollo de la relación jurídica que exista entre el titular de los datos personales y MYDATASINC S.A.S.
  • Todos los datos financieros entregados y usados por el cliente para los procesos de vinculación o pago de servicios a MYDATASINC S.A.S son recaudados, validados y administrados por un operador denominado “pasarela de pagos” y en tal sentido la informacion financiera administrada por MYDATASINC S.A.S es limitada por seguridad de la información (medio de pago).
  • Todos los procesos de atención al cliente o posible cliente a través de los canales definodos por MYDATASINC S.A.S.

3.3. FINALIDAD DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

El tratamiento de los datos personales por parte de MYDATASINC S.A.S., se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades específicas frente a aspirantes a empleos ofrecidos por MYDATASINC S.A.S. empleados pasados y vigentes de la sociedad:

  • Los datos recolectados, almacenados, usados, transferidos, transmitidos o suprimidos por MYDATASINC S.A.S. a través de diferentes medios tales como recepción física en las oficinas, medio magnético, recepción por parte de terceros que posteriormente brindarán la información a la empresa, redes sociales, medios físicos y electrónicos, y demás herramientas de comunicación, serán utilizados para el desarrollo de actividades que regulen los ciclos de talento humano tales como ingreso, permanencia, retiro y certificación de personal.
  • Desarrollar las relaciones laborales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.
  • Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los empleados y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación patronal de MYDATSINC S.A.S.
  • Una vez terminada la relación laboral, el uso que se le dará a la información será para la emisión de certificaciones o reportes a terceros bajo un formato único de reporte de datos que el trabajador declara conocer y que evita cualquier información incompleta o subjetiva.
  • Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias judiciales, fiscales, disciplinarias, laborales y personales, entre otros que requiera la sociedad.
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos, tales como pago de nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, asuntos médicos, aspectos sociales y personales, entre otras.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley.
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos y dar soporte para su utilización.
  • Planificar y gestionar actividades de integración.
  • Entregar los datos personales a personas naturales o jurídicas para el ofrecimiento de planes, productos, servicios y/o beneficios a los empleados.
  • Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus empleados o posibles empleados y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo.
  • Cualquier otra finalidad que se derive del desarrollo de la relación jurídica que exista entre el titular de los datos personales y MYDATASINC S.A.S.

3.4. FINALIDAD DE GESTIÓN DE PROVEEDORES

El tratamiento de los datos personales por parte de MYDATASINC S.A.S. se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades específicas frente a posibles o futuros proveedores, posibles o futuros contratistas, contratistas y proveedores vigentes y contratistas y proveedores antiguos:

  • Para evaluar integralmente candidatos a ser proveedores o contratistas, para conocer la información de idoneidad integral, antecedentes y certificación de los proveedores y contratistas (Todos los contratos celebrados por estos) y su comportamiento contractual.
  • Desarrollar las relaciones comerciales óptimas, constructivas, transparentes, informadas, en todo el proceso de cumplimiento de los deberes recíprocos.
  • Emisión de certificaciones o reportes a entidades que lo requieran.
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato civil o comercial y/o su terminación.
  • Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de contratistas o proveedores, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales, comerciales y personales.
  • Para la evaluación del cumplimiento de obligaciones de los contratistas o proveedores y en general para llevar a cabo el desarrollo de cualquier obligación civil o comercial de MYDATASINC S.A.S.
  • Notificar a contactos autorizados por el titular en caso de emergencias durante el desarrollo de sus actividades.
  • Planificar y gestionar actividades de integración.
  • Entregar los datos personales a personas naturales o jurídicas para el ofrecimiento de planes, productos, servicios y/o beneficios a los proveedores y contratistas.
  • Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus contratistas o proveedores o posibles contratistas o proveedores y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo.
  • Cualquier otra finalidad que se derive del desarrollo de la relación jurídica que exista entre el titular de los datos personales y MYDATASINC S.A.S.

3.5. FINALIDAD DE GESTIÓN DE SISTEMAS DE VIDEOCONFERENCIA

El tratamiento de los datos personales de los sistemas de video conferencia usados en ejecución de actividades del objeto social de MYDATASINC S.A.S., se llevará a cabo para dar cumplimiento a las siguientes finalidades especificas frente a clientes, talento humano, proveedores, contratistas, socios y en general cualquier persona que se vincule a través de cualquier plataforma usada o de propiedad de MYDATASINC S.A.S.:
  • Para evaluar el servicio al cliente por parte del talento humano, contratistas y demás colaboradores de MYDATASINC S.A.S.
  • Para mejorar las condiciones del servicio.
  • Para dejar registro de las observaciones y requerimientos de los clientes.
  • Para registro de prueba de campañas publicitarias.
  • Servir de prueba en procesos judiciales, administrativos o laborales de MYDATASINC S.A.S.
  • Para remisión a autoridades públicas en los casos autorizados por la Ley.
  • En general para asuntos administrativos de MYDATASINC S.A.S.
  • Llevar a cabo estudios estadísticos, de mercado y administrativos en general con el fin de analizar el perfil de sus visitantes y emplear los resultados en la toma de decisiones de carácter administrativo.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES (Numeral 3 del artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015)

De conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MYDATASINC S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a MYDATASINC S.A.S. salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
  • Presentar solicitudes ante MYDATASINC S.A.S. respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales, y a que éste le entregue tal información.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
  • Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de MYDATASINC S.A.S. en cualquier momento.
  • Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Los titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este documento. Estos derechos deberán ser informados al titular de los datos personales toda vez que su autorización sea solicitada para el tratamiento de estos, de acuerdo con la Ley.

5. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS – ORGANIZACIÓN INTERNA DEL RESPONSABLE (Numeral 4 del articulo 2.2.2.25.3.1. – articulo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015)

MYDATASINC S.A.S. ha definido y designado para la atención a clientes, mercadeo y posibles clientes, proveedores, contratistas, empleados, visitantes y en general los titulares de la información para la protección de datos personales, los siguientes canales y datos de contacto:

  1. RAZÓN SOCIAL: MYDATASINC S.A.S.
  2. CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]m
  3. NÚMERO DE CONTACTO: 01 800 917 1977
  4. ÁREA DELEGADA PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: GERENCIA
  5. DOMICILIO: AGUACHICA CESAR
  6. DIRECCIÓN: CALLE 5 NO. 22 – 05 LOCAL 201 barrio las Américas Aguachica – Cesar
  7. HORARIO DE ATENCIÓN HABEAS DATA: Lunes a viernes 8.00 am – 12pm – 2.00 pm – 6.00 pm – Sábados 9am – 12pm Nota: Todas las solicitudes por razones de seguridad de la información, se tramitaran virtualmente en los canales previstos en los literales b y c del presente numeral.
  8. BASES DE DATOS: La empresa ha revisado, ordenado y considerado crear las siguientes bases de datos: 1. Clientes. 2. Mercadeo. 3. Talento humano. 4. Proveedores. 5. Accionistas.